De Ideale Praktijk – Blog Doktersassistente

De Ideale Praktijk

Eén van de meest leuke bijkomstigheden van werken als interim assistente, is dat ik bij veel praktijken een aardig kijkje in de keuken kan nemen. 

Bij sommige praktijken kom ik echt om de druk van de ketel af te nemen en doe ik niet  veel meer dan de telefoon aannemen, bij andere praktijken draai ik in alle werkzaamheden mee en vinden de andere assistentes het maar wat fijn als ik ook wat van hun taken kan overnemen. Ik ben uiteraard all-round inzetbaar en kan er erg van genieten om om de zoveel maanden weer bij een nieuwe praktijk binnen te stappen en een snelle inschatting te maken om te zien waar de nood het hoogst is en waar mijn nieuwe collega’s me het hardst kunnen gebruiken. In mijn hoofd maak ik dan een verkorte praktijkscan.

Dat maken van een praktijkscan heb ik op mijn opleiding tot Praktijkmanager, waar ik dit jaar mee ben gestart, geleerd. Daar moeten we een boekwerk maken waarin alle relevante informatie over de praktijk staat. Van de telefoonnummers van de artsen tot hoeveel patiënten er zijn, wie de leveranciers zijn, de beheerder van het gebouw, wanneer de vuilnis wordt opgehaald en hoeveel uren het personeel draait. 

Daardoor krijg je een aardig beeld over hoe de praktijk is opgebouwd. Omdat ik geen vaste praktijk heb maar steeds aan het job-hoppen ben, is het wel lastig om van 1 praktijk een gedegen scan te hebben omdat, zeer begrijpelijk, de artsen voor wie ik werk nou ook niet altijd staan te springen om hun financiële administratie met me te delen. Dat heeft erin geresulteerd dat ik een eigen praktijk heb gecreëerd waarin ik alle beste stukjes van eerdere praktijken heb samengebracht in mijn Ideale Praktijk. 

Die Ideale Praktijk bestaat uit 4000 patiënten, drie artsen, één HAIO, vijf assistentes, twee POH’s somatiek, 1 POH GGZ, een diëtiste, een interieurverzorgster en 1 praktijkmanager.  De praktijk is geaccrediteerd en we werken lean. Ongeveer 45% van onze patiënten zit in de leeftijdscategorie 25-45. Meer dan 70% van alle patiënten is aangemeld bij Mijn Gezondheidsnet en ik heb met de zorgverzekeraar kunnen afspreken dat de praktijk daardoor alleen in de ochtend van 08:00-10:00 en van 10:30-12:30 telefonisch bereikbaar is zodat we in de middag alle digitale vragen kunnen beantwoorden en de assistentes hun spreekuur kunnen draaien en kunnen assisteren bij ingreepjes van de artsen. Zonder gekort te worden op onze zorgvergoeding. Goede deal. Elke ochtend zijn er drie assistentes aan het werk en op maandag vier. Twee (of drie) volledig in de lijn, één verwerkt recepten, doet de mail en haalt alle postberichten binnen (mijn assistentes zijn dusdanig goed opgeleid dat ze daadwerkelijk álle postberichten verantwoord binnen kunnen halen en alles wat door de arts gezien of beoordeeld moet worden, wordt op de agenda van de betreffende arts gezet). Zij draait ook spreekuur tussen 11 & 12:30 en ieder dagdeel wordt er gewisseld van plaats zodat alle assistentes gelijke taken hebben. In de middag werken we met twee tot drie assistentes. Iedereen heeft tussen de middag een uur pauze, verdeeld tussen 12:00-13:30 en er is altijd een arts in huis voor spoedgevallen. Voor nu werken we in de praktijk met Medicom en is dit gekoppeld aan het telefoniesysteem met nummerherkenning zodat we meteen een suggestie van de mogelijk patiënt in het scherm zien wanneer de telefoon over gaat. 

De agenda’s van de artsen zijn wit. Geen kleurtjes tenzij er een spoedje tussen zit en er wordt om en om ingepland. Een consult van 10 minuten wordt afgewisseld met een telefonisch consult van 10 minuten. De wachtkamers zijn daardoor nooit te vol en als een arts uitloopt met een fysiek consult,  loopt niet de hele agenda meteen in de soep, daarnaast kunnen we onze patiënten gericht aangeven wanneer ze worden teruggebeld zodat herhaalverkeer (“de dokter zou bellen maar ik heb nog niets gehoord”) wordt geminimaliseerd. Er is uiteraard ruimte voor overleg, administratie en behandelen van aanvragen intensieve zorg, hier zijn duidelijke blokken voor. De ingreepjes worden aan het eind van de dag ingepland tussen 15:00-16:00 waarbij de assistentes assisteren en van de arts kunnen leren. In de middag is er voor de assistentes meer dan voldoende ruimte om bestellingen te doen, recepten te verwerken, online aanvragen te beantwoorden, de overleg lijn en spoedlijn aan te nemen, administratie te doen en hun eigen spreekuur te draaien tussen 13:30 en 15:00. De assistentes hebben ook ruimte om zelf visite te rijden als dat moet en hebben hiervoor een eigen assistenten-tas met het logo van de praktijk en waar alles in zit voor het verwijderen van hechtingen, uitspuiten van oren, verbinden van wonden, etc. 

De assistentes hebben een scholingsbudget van €400,00 per jaar en zijn geregistreerd bij Kabiz. 1 Keer per jaar voeren ze een uitgebreide kwaliteitscontrole uit van elkaars werkzaamheden en dit wordt met de artsen geëvalueerd.  De artsen zitten overigens ook vier keer per jaar een ochtend bij de assistentes aan de telefoon en de assistentes rijden minimaal vier keer per jaar met de artsen mee op visite. Er zijn natuurlijk evaluatie- en beoordelingsgesprekken en er is elke 6 weken een HAAS overleg dat nooit langer duurt dan 30 minuten. De assistentes hebben vier keer per jaar een assistentenoverleg samen met de praktijkmanager. De interieurverzorgster komt elke dag om 17:00 om alle kamers schoon te maken en omdat er geen achterstanden zijn, er lean wordt gewerkt en er een strakke agenda is, kan iedereen iets na vijf uur naar huis. Oh, ja! En er is een praktijkfiets met een mand voorop waar iedereen gebruik van kan maken om tussen de middag even een eindje te fietsen of boodschappen te doen. 

Het ziekteverzuim is minimaal omdat er rust is. Rust in de agenda’s en in de planning, rust in de fysieke praktijk door lean te werken, er is afwisseling in de werkzaamheden en voldoende uitdaging voor de assistentes. Er wordt gewerkt vanuit ieders kracht en aankomende problemen worden meteen uitgesproken. Minimaal 1 keer per jaar gaan we met de hele praktijk iets leuks doen, nog een keer doen we met de hele praktijk iets leerzaams. 

Voor nu droom ik nog even verder en geniet van de plek waar ik nu zit en van de mensen met wie ik nu samenwerk. En die ideale praktijk, die komt er vast nog wel een keer. Als ik praktijkmanager ben.

Door: Jessica Groeneveld

Over de auteur Lizzy van der Loo

Gerelateerde berichten